【イベント運営チェックリスト付】満足度100％のイベント運営で心がけている3つのこと

こんにちは、広報担当：地田です。
わたしは広報ということもあり、期末のお疲れさま会などの社内イベントや採用イベント、クライアント向けイベントといった社外イベントなど、定期的にイベントを企画運営しています。
特に、コネヒトにて3ヶ月に1回開催をしている「コネヒトーク」ではまだ開催は2回ですが毎回アンケートで満足度100％となっており、第2回には定員50名のところに300名の応募がある（！）など、ご来場いただいた方々に好評なイベントです。

　本ブログでは、コネヒトーク2ndを事例としイベントを企画運営するにあたり、心がけている3つのことを紹介します。
また、ブログの最後にはイベント運営チェックリストをつけていますのでご自身の会社に合うようカスタマイズしていただきながらご利用ください。

コネヒトーク2ndについて

　7月25日（水）に開催をした「コネヒトーク2nd『圧倒的に愛されるコミュニティサービスの作り方』（ゲスト：けんすう氏）」の概要については下記をご確認ください。
connehito.connpass.com

ポイント1：「ユーザー目線」のイベントテーマを設定する

　当たり前のことではありますが、「ユーザー目線」のイベントテーマを設定するということです。イベントにご来場いただく方々を以後、「ユーザー」と表現します。
特に、採用イベントやBtoBツールのセミナーなどは主催者がユーザーに伝えたいことの思いが強すぎて、全くユーザー目線ではないテーマやイベント構成になりがちだと思いませんか？

　かくいうわたしもそのひとり。。。
当初のイベント企画にて、わたしは「ママリのコミュニティのすごさを伝えたい！」「ママリの魅力を伝えたい！」という思いが強すぎました。
構成は、代表の大湯とゲスト登壇者のけんすうさんのパネルディスカッションのみ。パネルディスカッションの具体的な質問は相談をしたいと思っていたものの、「ママリ」のイメージを変えるお話をしたいと考えていました。
具体的には、「ママリ」がママ向けサービスであるため、男性の方や独身女性の方などはご自身がサービスを使うユーザーではないため興味を持たれないことが採用面において課題であり、「ママリ」というコミュニティサービスがどのような仕組みを取り入れて運営しているのか、そのあたりをうまく伝えられる質問をし伝えていきたいと考えておりました。

　けんすうさんとの打ち合わせのときに、当初考えていた内容をお伝えしたところ「それって本当にユーザーがききたいことなのかな？」「みんなどんなお話をききたいと思う？」と率直に言われ、はっとしました。
この言葉をきっかけに、「ユーザーにとって本当にききたい内容は何なんだろうか」ということを中心にイベントのテーマや構成を考えました。

コネヒトーク2ndでは下記の流れで進めることにしました。

けんすうさんによる「コミュニティについての講演」
大湯さんとけんすうさんで「コミュニティについてパネルディスカッション」

　まず、ひとくくりに「コミュニティ」といっても人によって定義はさまざま。特に「コミュニティ」というテーマは抽象度が高いため、このイベントの中で「コミュニティ」というものはどういうものであるかという前提をそろえるために、「コミュニティについての講演」を実施していただきました。
その講演の中では、コミュニティを成功させるポイントや殺すポイントなどをお話していただきその上で、「ママリ」ではどのようにコミュニティを運営しているのかの実例をご紹介しながら、ユーザーが知りたいであろう内容をディスカッションしていくという流れにしました。
アンケートでも「体系化されていて、かつ具体的なエピソードが参考になった」「実際にコミュニティの運営をしてきた中での経験や実体験の話をきくことができ期待以上だった」など、好評でした。

ポイント2：体験設計について

　ユーザー目線のイベントテーマを設定し企画をしたとしても、当日ユーザーの体験が最悪なものであった場合、イベントは成功とは言えません。「このイベントでユーザーにどんな体験をしてもらいたいのか」「どんな気持ちになってもらいたいのか」、体験設計をすることが非常に重要な要素です。

実施したこととしては、下記です。

ユーザーにどんな気持ちになってもらいたいかゴールを設定する
会の進行にあたり、ユーザー体験を損なう可能性のあるポイントを洗い出す
設定したゴールを達成するために、ユーザー体験のテーマを設定する

　コネヒトークの場合、ユーザーの方に「いいイベントだった」「コネヒトっていい会社だな」と思ってもらうというゴール設定にしたため、ユーザー体験を損なう可能性のあるポイントの洗い出しを実施しています。特に意識していたのは、受付、イベントがはじまるまでの待ち時間、懇親会の準備などさまざまなポイントで中だるみをせずスムーズに会を進行できるかということです。

コネヒトーク2ndで工夫したことのひとつとして、心理テストがあります。

f:id:mikichin0618:20181003153414p:plain:w350

　イベントはパネルディスカッションと懇親会の2部構成となっているため、椅子の片付けや食事・飲み物の準備で懇親会がスタートするまでに少し間延びしてしまう可能性がありました。
そこで、けんすうさんの「コミュニティについての講演」の中でコミュニティを3つに分類をしていたので、イベントテーマにあわせた心理テストをユーザーに配布いたしました。また、この心理テストの結果は最初の懇親会のグループわけにも使用し、懇親会で初対面の人同士がお話しやすい雰囲気づくりにも貢献しました。

ポイント3：社内メンバーへの協力について

　社外向けのイベントを開催するにあたり、とても重要なこと、それは社内メンバーの協力です。
コネヒトークの企画自体は、わたしと採用担当のメンバーが中心に3名程度で行っています。ただ、実際当日の運営に関しては20名近い社内メンバーに協力をしてもらい実施しています。

実施したこととしては下記になります。

事前にオリエンテーションを実施する
オペレーションの重点ポイントにはリーダーを立てる
得意なことは得意なメンバーに協力依頼をする

　受付、ユーザーの誘導、懇親会準備などのオペレーション部分については事前にオリエンテーションを実施しました。企画者が当日の指示出しを行えるのがベストではありますが、わたしは当日取材対応があり、指示出しとして動くことができないので受付や懇親会準備など指示出しが必要なポイントはリーダーを立てました。
また、わたしのようにイベントの企画運営をする方にオススメしたいのは、得意なことは得意なメンバーに協力依頼をするということです。
イベント時にフォトスポットがほしいと思いこちらの壁を用意しました。

f:id:mikichin0618:20181003153549j:plain:w700

　これはデザイナーに「フォトスポットがほしいんだけど、何かアイディアないかな？」と相談をし制作をしてもらったものになります。
メンバーに「あなたにとってママリとは？」という質問をしその回答をポストイットに書いていただいたものです。
さきほど紹介をした心理テストについても、YES／NOで選択をしていって自分がどのコミュニティなのか分類されるというものですが、こういった企画が得意なメンバーに依頼をしています。
イベントの企画者だけでイベントをつくろうとせず、得意なところはメンバーに協力をしてもらい進めるといいアイディアが浮かんできますよ。