【幹事さん向け】有志メンバーで社内イベントを効率よく成功させるためにおさえておくポイント

f:id:mcktkkw:20190809112258j:plain こんにちは、ビジネス統括部ビジネス推進グループの武川です。
私は、2019年2月にコネヒトに入社し、入社したばかりの頃に社内イベントの幹事をしましたので、そのことについてお話しします。

幹事は得意な方もいれば、不得意な方もいらっしゃると思います。また、普段とは異なるメンバーが集まり、それぞれが通常業務を抱えているので、極力コスパよく運営をしたいというお悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか。実は、最低限のポイントをおさえておけば、誰でもコスパよく幹事をすることができます。

社内イベントは会社の文化や風土が現れる場所なので、各社それぞれ違うと思いますが、コネヒトの場合、半期ごとに実施している納会や社員合宿後の懇親会などは有志で幹事をすることが多いです。

2018年度3月末に実施したコネヒトの納会にて幹事をしたことを例にとり、社内イベントで幹事をする際におさえておくべきポイントをお伝えします。

【ポイント】
1. 幹事キックオフで会の目的を明確化し、運営を実行するメンバー全員の認識を揃える
2. 役割分担とオーナーを決めることで具体的な準備・運営をスムーズにする
3. テーマを決めることで、各自が準備する内容に統一感を持たせる
4. このメンバーで取り組む理由を確認することで、参加者の当事者意識を上げる

幹事キックオフで会の目的を明確化し、運営を実行するメンバー全員の認識を揃える

まず、開催されるイベントがどういう目的で行われるものかを運営を実行する幹事メンバーが把握し、共通認識で持つことです。目的がはっきりしていることによって、コンテンツや進行においてのひとつの判断軸になります。

f:id:mcktkkw:20190807172645p:plain — キックオフMTG時の資料

今回の場合は、部門を超えたコミュニケーションを図ることを軸におきました。半期の部門の振り返りや表彰などの恒例のコンテンツで目的が達成するものもあるため、新規のコンテンツ作りにこだわって議論ができました。

例えば、「部門間コミュニケーションを促進する」コンテンツを考える際に、「その場でチームをつくるリアルタイム制」や「競い合うゲーム性」を盛り込むと良さそうという観点が出たので、極力同じ部署の人が同じチームにならないように工夫し、事前にチーム分けのヒントになる紙を配布するな設計にしました。

役割分担とオーナーを決めることで運営がスムーズにできる

今回の幹事メンバーは部署がバラバラ。頻繁に集まる時間を取ることができません。そのため、全員が集まらなくても進行できる運営体制を作る必要がありました。
まずは、キックオフMTGで全員何かしらの役割を振り、その後は各オーナーに進行を任せます。各オーナーが中心となって定例までに適宜人を巻き込んだりメンバーと相談しながら準備を進めて行きます。

また、役割分担でもう一つ重要なことは、意思決定者を明確にすることです。
運営全体を統括し、各パートのフォローをしてくれる全体幹事を立て、オーナーが悩んだ時に相談ができる状態を作り、その場で意思決定できる環境を整えます。そのためスピード感をもって進行することができます。

その結果、週に1回の定例ではそれぞれの進捗共有と次週までのTODOの確認、全員への相談事項などがあれば議論するだけで完結。このような体制にしたため、全員で集まったのは定例の4回のみ。1ヶ月弱で納会までの準備を進めることができました。

テーマを決めることで、各自が準備する内容に統一感を持たせる

今回の納会のテーマは「ママリ5周年」のお祝いでした。そのため、ママリ5周年記念PRキャラクターのママリちゃんにたくさん登場してもらうことに決めました。
基本軸をママリちゃんにしたことで、当日の資料やケータリングなどの準備にもママリちゃんやママリカラーをふんだんに使用し、全体の統一感を持たせました。

当日の資料には、ママリちゃんを登場させるだけではなく、ママリちゃんが話している体ですべて平仮名で記載。フォントや文字の色、単語との間にスペースを入れるなどして、読みずらさを回避しました。細かい点ではありますが、テーマを決めることで、楽しんでもらえる要素をプラスすることができました。

f:id:mcktkkw:20190807171147p:plain:w700 — 納会当日のスライドの一部

当日用意したケータリングにもママリちゃんが登場。ママリカラーを意識して、全体的に赤やピンクを中心に盛り付けていただきました。また、5周年のお祝いということで、中心にあるチーズケーキには「mamari 5th Anniv.」と会社のロゴをデザイン。また、ママリちゃんフラッグを作ったり、3月で桜の時期だったので桜の小物も用意してより華やかに装飾しました。

f:id:mcktkkw:20190807171414j:plain — ケータリングの写真

今回はFoodist linkさんにお願いをしましたが、他にもおすすめのケータリングサービスがありますので、こちらのブログも是非参考にしてみてください。
biz.connehito.com

このメンバーで取り組む理由を確認することで、参加者の当事者意識を上げる

また、アサインされた理由があれば、それを共有することでメンバー間の意識ややる気の向上にも繋がります。

今回アサインされたメンバーは直近1~3ヶ月以内に入社した中途社員が中心でした。私たちが納会幹事をした理由は、下記の画像にあるように入社後のフォローアップに対する感謝を伝えたいということがメインでした。そのため、全員がやらされている感ではなく自ら積極的に運営に携わることができました。

f:id:mcktkkw:20190807172743p:plain — キックオフMTG時の資料

【まとめ】

もちろん、コンテンツの内容などにも工夫は必要ですが、それを考える上でのポイントをお伝えしました。
また、通常業務でも忙しい中、プラス業務として幹事があるため、全員忙しいことが前提となります。そのため、お互いに助け合う精神で一緒に作り上げて行くこともひとつのコツです。幹事業務にお困りの方にとって少しでも参考になれば嬉しいです。